Data wejścia w życie: 21 lipca 2026 r.. Wersja: 1.0.
Administratorem danych osobowych jest RESORT ARKA MEDICAL SPA Sp. z o.o. z siedzibą w Szczecinie, ul. Smolańska 4 lok. 209, 70-026 Szczecin, NIP 6762695452, REGON 541965780, KRS 0001177162. Oddział: ul. Sułkowskiego 11 (dojazd od ul. Przesmyk), 78-100 Kołobrzeg.
Kontakt w sprawie danych osobowych: [email protected] / RESORT ARKA MEDICAL SPA Sp. z o.o., ul. Smolańska 4 lok. 209, 70-026 Szczecin.
Administrator nie powołał Inspektora Ochrony Danych. We wszystkich sprawach dotyczących danych osobowych prosimy o kontakt pod adresem wskazanym powyżej.
Aplikacja jest narzędziem B2B służącym obsłudze zamówień gastronomicznych między Administratorem a jego Dostawcami. Aplikacja nie przetwarza danych konsumentów ani danych gości hotelowych (te są obsługiwane w odrębnym systemie). Przetwarzane są dane firm-dostawców oraz osób działających w ich imieniu i w imieniu Administratora.
| Cel | Podstawa prawna (RODO) | Retencja |
|---|---|---|
| Udostępnienie i obsługa Aplikacji, realizacja współpracy handlowej | art. 6 ust. 1 lit. b (umowa / czynności przed umową) oraz art. 6 ust. 1 lit. f (uzasadniony interes - obsługa relacji B2B) | Na czas współpracy + okres przedawnienia roszczeń |
| Obsługa zamówień, cenników, komunikacji | art. 6 ust. 1 lit. b i lit. f | Na czas współpracy + okres przedawnienia roszczeń |
| Zapewnienie bezpieczeństwa, logi, zapobieganie nadużyciom | art. 6 ust. 1 lit. f | do 12 miesięcy |
| Obowiązki prawne (np. rachunkowe, jeśli dotyczą) | art. 6 ust. 1 lit. c | Okres wymagany przepisami (co do zasady 5 lat - ustawa o rachunkowości) |
| Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń | art. 6 ust. 1 lit. f | Do przedawnienia roszczeń |
| Działanie Asystenta AI (rekomendacje) | art. 6 ust. 1 lit. f | Dane operacyjne wg wierszy powyżej; do dostawcy AI przekazywane są dane ograniczone (patrz pkt 7 i 11) |
Wskazane okresy odpowiadają powszechnie obowiązującym terminom (przedawnienie roszczeń, przepisy rachunkowe) i podlegają weryfikacji prawnej.
Dane osobowe pracowników Dostawcy mogą być wprowadzane do Aplikacji przez Dostawcę (pracodawcę) - wówczas Administrator pozyskuje je nie bezpośrednio od osoby, której dotyczą (art. 14 RODO). Kategorie danych wskazano w pkt 3, źródłem jest odpowiedni Dostawca.
Dane mogą być powierzane następującym podmiotom przetwarzającym, działającym na zlecenie Administratora na podstawie umów powierzenia:
| Podmiot | Rola | Lokalizacja |
|---|---|---|
| Hetzner Online GmbH | Hosting serwera i bazy danych (VPS) | Unia Europejska (Niemcy) |
| Cloudflare, Inc. | Brama dostępu (Access), DNS, TLS/CDN | UE / globalnie |
| Resend, Inc. (wysyłka e-mail transakcyjnych) | Dostarczanie zaproszeń i powiadomień o statusach zamówień | USA; region wysyłki: UE (Irlandia) |
| xAI (usługa Grok) | Asystent AI - przetwarzanie ograniczonych danych (nazwy produktów, zagregowane liczby) | USA |
Ponadto odbiorcami mogą być podmioty świadczące Administratorowi obsługę IT, prawną lub księgową oraz organy publiczne uprawnione na podstawie przepisów.
Korzystanie z usługi Asystenta AI (xAI, USA) oraz - w zależności od konfiguracji - z niektórych funkcji Cloudflare/Resend może wiązać się z przekazaniem danych do państwa spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego (m.in. USA). Transfer odbywa się na podstawie odpowiednich zabezpieczeń przewidzianych w RODO, w szczególności Standardowych Klauzul Umownych (SCC) zatwierdzonych przez Komisję Europejską, a w odniesieniu do podmiotów certyfikowanych - na podstawie decyzji o adekwatności EU-US Data Privacy Framework. Kopię zabezpieczeń można uzyskać, kontaktując się pod adresem [email protected]. Do Asystenta AI przekazywany jest ograniczony zakres danych (nazwy produktów i zagregowane wartości liczbowe), bez danych identyfikujących osoby fizyczne, o ile to możliwe.
Dane przechowujemy przez czas współpracy oraz po jej zakończeniu przez okres niezbędny do wykonania obowiązków prawnych i przedawnienia roszczeń (szczegóły w tabeli w pkt 4). Po upływie tych okresów dane są usuwane lub anonimizowane.
Przysługuje Państwu prawo do: dostępu do danych, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, a także sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie. W zakresie, w jakim przetwarzanie opiera się na zgodzie - prawo do jej cofnięcia w dowolnym momencie (bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania przed cofnięciem). Realizacja praw: [email protected].
Mają Państwo również prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego - Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).
Aplikacja używa plików cookie i podobnych technologii niezbędnych do jej działania: utrzymanie sesji zalogowanego użytkownika, bezpieczeństwo oraz obsługa bramy dostępu Cloudflare Access (uwierzytelnianie na brzegu sieci). Są to cookie techniczne, konieczne do świadczenia usługi - ich podstawą jest uzasadniony interes / niezbędność (art. 6 ust. 1 lit. f). Aplikacja nie stosuje cookie marketingowych ani analityki reklamowej. Wyłączenie cookie technicznych w przeglądarce może uniemożliwić korzystanie z Aplikacji.
Aplikacja nie podejmuje wobec Państwa decyzji wywołujących skutki prawne w sposób wyłącznie zautomatyzowany. Asystent AI generuje jedynie rekomendacje pomocnicze; ostateczne decyzje zakupowe podejmują pracownicy. Nie stosujemy profilowania osób fizycznych.
Stosujemy środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka: szyfrowanie transmisji (TLS), kontrolę dostępu (Cloudflare Access + logowanie w Aplikacji), rozdział ról oraz kontrolę uprawnień oraz kopie zapasowe bazy danych.
Polityka może być aktualizowana. Aktualna wersja jest zawsze dostępna pod adresem /polityka-prywatnosci wraz z datą wejścia w życie.